પૂર્ણ થયેલી બુકિંગમાંથી ઇન્વોઇસ બનાવો, ચુકવણીઓ નોંધો અને બાકી રકમો ટ્રેક કરો. ઇન્વૉઇસેસ બુકિંગમાંથી સેવા અને ગ્રાહકની વિગતો લે છે. રેકોર્ડ માટે ઇન્વોઇસ પ્રિન્ટ કરો અથવા ડાઉનલોડ કરો.
બુકિંગ ઇન્વોઇસ અને ઇન્વૉઇસેસનું અવલોકન (Overview of Booking Invoices)
બુકિંગ ઇન્વોઇસ પૂર્ણ થયેલી બુકિંગમાંથી બનાવવામાં આવે છે. ઇન્વોઇસમાં સેવા, ભાવ, કર અને ગ્રાહકની વિગતો હોય છે. જ્યારે બુકિંગ પૂર્ણ તરીકે ચિહ્નિત થાય ત્યારે તમે ઇન્વોઇસ બનાવી શકો છો, અથવા અનેક બુકિંગ માટે એકસાથે બનાવી શકો છો.
બુકિંગમાંથી ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવો (How to Create an Invoice from a Booking)
પૂર્ણ બુકિંગ ખોલો (Open the Completed Booking)
બુકિંગ પર જાઓ અને પૂર્ણ સ્થિતિ ધરાવતી બુકિંગ શોધો. તે ખોલવા માટે ક્લિક કરો.
ઇન્વોઇસ બનાવો (Create Invoice)
ઇન્વોઇસ બનાવો અથવા "Generate Invoice" પર ક્લિક કરો. ગ્રાહક, બુકિંગ સંદર્ભ અને સેવા લાઇન સાથે પૂર્વ-ભરેલું નવું ઇન્વોઇસ બનાવાય છે.
સમીક્ષા કરો અને સમાયોજિત કરો (Review and Adjust)
ઇન્વોઇસની સમીક્ષા કરો. જરૂર પડ્યે ડિસ્કાઉન્ટ, વધારાના ચાર્જ અથવા નોંધ ઉમેરો. નિયત તારીખ સેટ કરો. ડ્રાફ્ટ તરીકે સાચવો અથવા મોકલેલા તરીકે ચિહ્નિત કરો.
મોકલો અથવા પ્રિન્ટ કરો (Send or Print)
ઇન્વોઇસ ગ્રાહકને ઈમેલ દ્વારા મોકલો અથવા જાતે પહોંચાડવા માટે PDF તરીકે પ્રિન્ટ/ડાઉનલોડ કરો.
ઇન્વોઇસ ફોર્મ ફીલ્ડ (Invoice Form Fields)
ઇન્વોઇસ ફોર્મ ફીલ્ડ (Invoice Form Fields)
ગ્રાહક (Customer)
બુકિંગમાંથી આપોઆપ ભરાય છે. જે ગ્રાહકને સેવા મળી તે.
બુકિંગ સંદર્ભ (Booking Reference)
આપોઆપ ભરાય છે. ટ્રેસેબિલિટી માટે ઇન્વોઇસને બુકિંગ સાથે જોડે છે.
ઇન્વોઇસ તારીખ (Invoice Date)
આવશ્યક. ઇન્વોઇસની તારીખ. આપોઆપ આજની તારીખ હોય છે.
નિયત તારીખ (Due Date)
વૈકલ્પિક. ચુકવણી ક્યારે બાકી છે તે. મુદત વીતી ગયેલા ટ્રેકિંગ માટે વપરાય છે.
વસ્તુઓ/સેવાઓ (Items/Services)
બુકિંગમાંથી આપોઆપ ભરાય છે. સેવાનું નામ, જથ્થો, દર અને રકમ.
કર (Tax)
સેવા કરમાંથી આપોઆપ ગણતરી કરવામાં આવે છે. જરૂર પડ્યે તેને બદલી શકાય છે.
ડિસ્કાઉન્ટ (Discount)
વૈકલ્પિક. કુલ રકમમાંથી ટકાવારી અથવા નિશ્ચિત રકમ ઘટાડો.
નોંધો (Notes)
વૈકલ્પિક. ગ્રાહક માટે વધારાની શરતો અથવા સૂચનો.
ઇન્વોઇસ યાદી (Invoice List)
ઇન્વોઇસ યાદીના કૉલમ (Invoice List Columns)
ઇન્વોઇસ નં. (Invoice #)
અનન્ય ઇન્વોઇસ નંબર. જોવા કે સંપાદિત કરવા ક્લિક કરો.
ગ્રાહક (Customer)
ગ્રાહકનું નામ.
બુકિંગ (Booking)
લિંક કરેલો બુકિંગ સંદર્ભ.
તારીખ (Date)
ઇન્વોઇસ તારીખ.
રકમ (Amount)
ઇન્વોઇસની કુલ રકમ.
સ્થિતિ (Status)
ડ્રાફ્ટ, મોકલેલા, ચૂકવેલા અથવા મુદત વીતી ગયેલા.
ઇન્વોઇસ સ્થિતિઓ (Invoice Statuses)
ડ્રાફ્ટ (Draft)— ઇન્વોઇસ બનાવ્યો છે પણ હજી મોકલ્યો નથી. સંપાદિત કરી શકાય.
મોકલેલા (Sent)— ઇન્વોઇસ ગ્રાહકને મોકલાયો છે. ચુકવણીની રાહ જોવાય છે.
ચૂકવેલા (Paid)— સંપૂર્ણ ચુકવણી મળી છે.
મુદત વીતી ગયેલા (Overdue)— નિયત તારીખ વીતી ગઈ છે અને ચુકવણી પ્રાપ્ત થઈ નથી.
ચુકવણી નોંધવી (Recording Payment)
ઇન્વોઇસ ખોલો અને ક્લિક કરો "Record Payment" પર. મળેલી રકમ, ચુકવણી તારીખ અને ચુકવણી પદ્ધતિ (રોકડ, કાર્ડ, બેંક ટ્રાન્સફર વગેરે) દાખલ કરો. જો રકમ કુલ રકમની બરાબર હોય, તો ઇન્વોઇસની સ્થિતિ ચૂકવેલા થાય છે. આંશિક ચુકવણી માટે, બાકી રકમ સંપૂર્ણ ચૂકવેલા નથાય ત્યાં સુધી ટ્રેક થાય છે.
ઇન્વોઇસ પ્રિન્ટિંગ અને ઇન્વૉઇસેસ ડાઉનલોડિંગ (Printing and Downloading Invoices)
ઇન્વોઇસ ખોલો અને "Print" અથવા "Download PDF" વાપરો. ઇન્વોઇસ પ્રિન્ટ અથવા શેર કરવા માટે ફોર્મેટ કરેલો છે. તમે ઇન્વોઇસ દૃશ્યમાંથી તેને સીધો ગ્રાહકને ઈમેલ પણ કરી શકો છો.
💡
ટિપ (Tip): બુકિંગ પૂરી કરતાં જ તરત ઇન્વોઇસ બનાવો. ઇન્વોઇસ તાજું હોય ત્યારે ગ્રાહકો ચૂકવવાની વધુ શક્યતા હોય છે. ચૂકવેલા ન હોયેલા ઇન્વોઇસના ફોલો-અપ માટે બાકી રકમ રિપોર્ટ વાપરો.
